Обработка заявлений на возврат
Раздел Обработка заявлений на возврат используется для учёта ручных возвратов средств с рублёвого баланса гостя. Через этот раздел сотрудник клуба настраивает шаблон заявления, отслеживает активные заявления и закрывает уже обработанные обращения.
Само заявление на возврат создаётся для гостя на странице Гости. Подробная инструкция по созданию заявления описана в отдельной статье: Возврат средств с балансов гостей.
В текущем разделе важно настроить образец заявления и контролировать дальнейшую обработку заявлений, которые уже были созданы.
Когда используется раздел
Раздел нужен, если гость хочет вернуть деньги с рублёвого баланса, а клубу необходимо зафиксировать заявление и результат обработки возврата.
Через этот раздел можно:
- добавить в клуб готовый образец заявления на возврат;
- проверить активные заявления, которые ещё требуют обработки;
- посмотреть закрытые заявления;
- подтвердить, что возврат был обработан и заявление больше не находится в активной работе.
Настройка образца заявления на возврат
Перед тем как гость сможет заполнить заявление на возврат, в клубе должен быть добавлен образец заявления.
Для настройки перейдите на страницу Образцы.
На странице Образцы добавьте в клуб готовый образец заявления на возврат.
После добавления образца нажмите Сохранить. После сохранения образец заявления будет применён в клубе.
Активные заявления
На вкладке Активные отображаются заявления на возврат, которые ещё не были закрыты.
Активное заявление означает, что по нему требуется действие сотрудника клуба. Например, нужно проверить данные гостя, сверить сумму возврата, выполнить возврат вручную или зафиксировать результат обработки.
Пока заявление находится во вкладке Активные, оно считается незавершённым. Его не следует оставлять в этом статусе после фактического выполнения возврата, потому что в таком случае в системе останется открытое обращение.
Закрытые заявления
На вкладке Закрытые отображаются заявления, по которым обработка уже завершена.
Закрытое заявление означает, что сотрудник клуба зафиксировал результат обработки. Вкладка используется для проверки истории возвратов и разбора ситуаций, когда нужно подтвердить, что обращение гостя уже было обработано.
Как проверить, что заявление обработано корректно
После обработки заявления проверьте три пункта:
- Заявление больше не отображается во вкладке Активные.
- Заявление отображается во вкладке Закрытые.
- Сумма и данные гостя соответствуют заявлению, которое было создано на странице Гости.
Если заявление осталось во вкладке Активные, значит обработка не была завершена в системе. В этом случае проверьте, был ли сохранён результат обработки и не возникла ли ошибка при закрытии заявления.
Важные особенности
Раздел Обработка заявлений на возврат не заменяет финансовую проверку возврата. Он нужен для учёта заявлений и фиксации их статуса.
Если нужно проверить саму денежную операцию, используйте финансовые отчёты и лог кассовых операций. Это поможет сверить факт возврата, сумму, дату и сотрудника, который выполнял действие.
Если у гостя нет средств на рублёвом балансе, заявление на возврат не должно использоваться как подтверждение фактического возврата. Сначала необходимо проверить баланс гостя и причину обращения.